Nota fiscal eletrônica: O que é e como emitir? Entenda agora

Entenda como emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), uma tarefa cotidiana essencial para empreendedores em serviços e produtos de todas as áreas.

Além da obrigatoriedade da nota fiscal em todas as transações comerciais e serviços, sua importância se dá também no âmbito das transformações digitais, já que as notas fiscais eletrônicas vieram para tornar o procedimento mais prático, fácil e econômico.

A nota fiscal eletrônica (NFS-e) permite que você armazene digitalmente o registro de todas as transações comerciais e de serviços realizadas por você e por sua empresa, seja qual for o tamanho e o ramo dela.

Além de servir como comprovante dessas transações, ela também serve para calcular os tributos a serem pagos pela empresa. Portanto, ela também é essencial para não incorrer em problemas jurídicos para sua empresa.

Mas antes de emitir a nota fiscal eletrônica, você deve conferir antes qual tipo de nota fiscal se encaixa melhor nos propósitos dos seus negócios.

Neste artigo, vamos ver como fazer a NF-e em três modalidades diferentes: a nota fiscal para serviços; a nota fiscal para comércio e a nota fiscal para MEIs.

Mas antes, vamos conferir quais são os documentos, credenciamentos e registros necessários para poder fornecer uma Nota Fiscal Eletrônica.

O que é necessário para emitir uma NFS-e?

Em primeiro lugar, é preciso determinar qual tipo de nota fiscal é mais apropriada aos seus negócios.

De maneira geral, as notas fiscais mais utilizadas são as de produtos, serviços e a nota do consumidor.

É recomendado o auxílio profissional de um contador nessa etapa, para que juntos vocês possam conferir qual nota deve ser emitida.

Em seguida você deve adquirir uma inscrição estadual, um número de 9 dígitos, que formaliza a comercialização de produtos físicos que necessitem de nota fiscal de venda ou produto.

Se sua empresa estiver localizada em mais de uma unidade federal, você deve emitir um número de inscrição estadual para cada uma das localidades.

Em seguida, você deve gerar um certificado digital de pessoa jurídica (Padrão ICP-Brasil). Este é um documento eletrônico que representa empresas em atos praticados no universo digital e que comprova que a nota fiscal foi emitida.

É também necessário o credenciamento na Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ), órgão responsável pelo controle das fontes de receitas e despesas do Estado. Fazendo este credenciamento, você poderá obter o Certificado Digital, documento digital necessário para emitir a NFS-e.

Depois, é preciso ainda o Código de Segurança do Contribuinte (CSC – token), um código de segurança alfanumérico, que é utilizado para garantir a autenticidade da NFS-e.

Esteja atento às regras específicas de seu estado para a emissão de nota fiscal eletrônica, pois elas podem variar de acordo com a unidade federativa.

Após isto, você precisará de um software emissor de NFS-e eficiente, que atenda suas demandas e facilite todo o processo.

O sistema emissor irá efetuar o envio automático da assinatura digital e a transmissão do XML para SEFAZ, além do envio do XML por e-mail.

A emissão da nota fiscal eletrônica por MEI difere um pouco deste procedimento, como veremos a seguir, em um procedimento mais simplificado.

Mas antes, vamos conferir como emitir cada tipo de nota fiscal eletrônica.

Como emitir a Nota Fiscal de Serviços?

Primeiro vamos ver como emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e) para prestadores de serviços, como serviços de limpeza e manutenção, revisão e redação de texto, assistência técnica e automotiva, entre muitos outros serviços.

É importante notar que as notas de prestações de serviços são emitidas pelas prefeituras das localidades onde se localiza a empresa e onde é prestado o serviço. Cada município tem suas regras de emissão.

Com os documentos e certificados atualizados junto à prefeitura, entre no site da Prefeitura e clique na área de emissão de notas fiscais. Você deve preencher os campos necessários, como CPF do responsável pela empresa, CNPJ e a senha.

Agora chegou a hora de emitir a nota! Primeiro, você deve escolher o método da emissão: Intermediação, que é o preenchimento do CNPJ da empresa que está prestando o serviço; ou Substituição, o preenchimento do CNPJ da empresa que irá substituir um prestador de serviços anterior, juntamente com o número da nota que será substituída.

Se você não escolher nenhuma das opções acima, a nota fiscal gerada será comum.

Em seguida, defina a atividade. Você deve informar a atividade que sua empresa realiza. As telas seguintes que você vai acessar serão personalizadas de acordo com essa informação.

É possível, nessa etapa, selecionar a opção “dedução para base de cálculo”. Com essa opção acionada, o valor total a ser abatido é deduzido, automaticamente, da nota que será gerada.

E por fim, o detalhamento da nota, onde é preciso detalhar o serviço que foi realizado, com horas e valores, como em uma nota comum.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica para Comércio

Veremos agora como emitir a nota fiscal eletrônica comercial que é utilizada em transações comerciais.

Esta se divide em dois tipos, a nota fiscal de compra e venda de produtos e a nota do consumidor.

A primeira se destina a vendas e faturamento de produtos de uma empresa, seja ela de qual ramo for.

A Nota Fiscal Eletrônica para Compra e Venda de produtos serve para o comércio de produtos após a industrialização ou revenda de produtos.

O imposto que incide sobre este tipo de relação comercial é o IPI, Imposto sobre Produto Industrializado, e o ICMS, Imposto de Mercadoria e Serviços.

Portanto, além da nota fiscal eletrônica você deve garantir que seja enviado também o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Já a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é a nota para o varejo, emitida para o consumidor final.

Logo, ela é emitida apenas para pessoas físicas. Ela deve ser emitida na concretização da venda de um produto ou serviço. Esta nota é a responsável por comprovar a transação realizada entre as partes.

Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica para MEI?

Vejamos agora como emitir a Nota Fiscal Eletrônica para MEIs.

Para emitir esta nota fiscal, assim como nos outros tipos de NFS-e, você deve conferir se vai emitir pela prefeitura do seu município, em caso de prestadores de serviço, ou pelo Governo do Estado.

Assim que souber por qual instância governamental você deve emitir a nota fiscal eletrônica da sua MEI, você deve ter em mãos seus dados pessoais (RG, CPF, Endereço, Telefone e E-mail) e os dados da sua MEI (CNPJ, Razão Social e Nome Fantasia) para poder realizar o cadastro no site da Prefeitura ou do Governo do Estado.

Note que cada Estado e Município tem suas regras, portanto é importante ficar atento ao que é exigido em cada situação!

Assim que tiver realizado o cadastro na Prefeitura ou no Estado, você deve procurar pelo portal específico que gera notas fiscais. Geralmente, eles estão linkados nas páginas iniciais de cada uma, Prefeituras e Governo do Estado.

Ao acessar o portal, insira seus dados de login e sua senha, e clique no campo “emitir nota fiscal”. Preencha os campos necessários, conforme solicitado e, ao finalizar, emitir a nota.

Mas atenção, já que existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas para MEI.Você deve verificar qual se adequa melhor aos seus negócios:

• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): uma das mais simples e sem custo, pois é possível fazer a nota pela internet. Contudo, nem todos estados disponibilizam esse formato.
• Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e): para fazer este tipo de nota, é necessário solicitar uma autorização na Secretaria da Fazenda. Lembrando que cada estado e município possui suas exigências específicas.
• Nota Fiscal de Bloco/Nota Fiscal de Venda a Consumidor: Nesse formato o microempreendedor terá uma nota fiscal de bloco para ser emitida manualmente e que pode ser impressa em uma gráfica. Também é necessária uma solicitação na Secretaria da Fazenda da impressão da nota fiscal

Ainda tem dúvidas? Entre em contato com a gente e obtenha o auxílio profissional que está faltando!