O que é SPED Contábil e por que ter o E-CPF para declarar?

O que é sped contábil? Certamente você já ouviu falar deste termo. Confira tudo sobre o assunto neste artigo.

Comprovar que a empresa está em dia com as suas obrigações fiscais e tributárias é uma das tarefas contábeis mais complicadas e importantes. Para simplificar esse processo, em 2007, o governo criou e implantou o SPED Contábil. Mas, para usá-lo, você precisa do E-CPF, o que costuma gerar algumas dúvidas. Por isso, separamos para você tudo sobre SPED Contábil e o E-CPF.

O SPED é Sistema Público de Escrituração Digital. Esse sistema foi criado para substituir os mecanismos tradicionais de escrituração contábil e transferir o procedimento para os meios digitais. Isso significa menos burocracia e facilitação do processo.

Os balancetes, os livros diários, os livros razão e as demais fichas comprobatórias e documentações que demonstram a regularidade da movimentação financeira da empresa são enviados diretamente através do sistema. Para isso, o E-CPF, um certificado digital de assinatura, é necessário.

Neste artigo, você vai entender exatamente o que é e como funciona o SPED Contábil e por que você precisa do E-CPF para declarar.

O que é e como funciona SPED Contábil?

O SPED Contábil é usado apenas pelas empresas que se enquadram no Regime Tributário de Lucro Presumido e Lucro Real. Para essas empresas, a entrega dos documentos no sistema é anual e obrigatória. Vale dizer que a não entrega dentro do prazo estabelecido deixa a empresa sujeita a multas. Assim, as empresas enquadradas no Simples Nacional não precisam utilizar esse sistema, já que estão submetidas a regras mais simples.

Os documentos a serem apresentados no SPED contábil são:

• Os livros;
• Lançamentos contábeis;
• Balancetes;
• Planos de contas;
• Informações gerais sobre a empresa e seus responsáveis;
• Certificação digital de assinatura

Para inseri-los, alguns passos são necessários. O Programa do SPED Contábil fica disponível no site da Receita Federal. A empresa deve fazer o seu download. A partir disso, um arquivo digital que deve ser assinado será gerado. Essa assinatura tem como objetivo a validação da autenticidade de todas as informações e documentações que serão depositadas no sistema pela empresa.

É justamente aí que E-CPF entra! Vamos entender o que é como porque você precisa dele para declarar.

O que é E-CPF?

O E-CPF é um certificado digital de assinatura eletrônica. Ou seja, é o recurso que atesta a identidade da pessoa física ou jurídica no ambiente digital. Portanto, a exigência desse certificado digital é fundamental, porque o uso do SPED Contábil torna a escrituração fiscal e tributária inteiramente digital e a identidade da pessoa física ou jurídica precisa ser comprovada dentro do sistema para evitar fraudes.

Assim, é o E-CPF que garante a autenticidade e a validade legal e jurídica de todos os documentos que serão apresentados sobre a movimentação financeira da empresa.

É importante ressaltar que existe mais de um tipo de certificado digital de assinatura. De acordo com a instrução normativa da Receita Federal, o certificado necessário é específico para o uso do SPED Contábil é o E-CPF de tipo A3. O tipo do certificado influencia na validade e no armazenamento da assinatura (cartão ou Token), por isso é essencial aderir ao tipo específico estabelecido.

O certificado nada mais é que um arquivo eletrônico da sua assinatura. Ele é protegido pela tecnologia de criptografia, o que implica em um alto grau de segurança no seu uso.

Dessa forma, o certificado E-CPF A3 é uma exigência que garante acesso dentro do sistema e evita as fraudes, legitimando toda a escrituração feita pela empresa e transparência do processo.

Atenção: cuidado para não confundir o E-CPF com o E-CNPJ, que é muito usado pelas empresas para emissão de notas fiscais!

Como obter o seu Certificado Digital E-CPF?

O E-CPF é um certificado emitido pelo ICP-BRASIL, A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

Para obtê-lo, você precisa procurar uma entidade que seja autorizada por esse órgão, fazer sua solicitação, pagar uma taxa e no dia agendado comparecer no local com toda a documentação necessária e pronto! Seu certificado será emitido.

Como o E-CPF tem prazo de validade, fique sempre atento. Quando o prazo expira, a assinatura perde sua função, ou seja, deixa de ter legitimidade jurídica e não possui mais valor de autenticação. Por isso, é bom solicitar a renovação antes mesmo do vencimento. Assim você também garante que não vai perder os prazos do SPED Contábil.

Bem, agora você já sabe porque precisa do E-CPF! O certificado garante a segurança e transparência dos procedimentos da sua declaração.

Ressaltamos que o SPED Contábil é uma obrigação anual das empresas e que uma estrutura de contabilidade eficiente, robusta e sempre atualizada faz toda a diferença na rotina dos fluxos de trabalho e, principalmente, na hora de encarar as suas obrigações tributárias e fiscais.

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